مژگان بهروان

سه دستور حیاتی برای افزایش عملکرد Workflowها

SharePoint 2013 در راه است!

قبلاً پستی داشتم با عنوان “از شیرپوینت 2013 چه انتظار داریم؟” گویا وقتش رسیده !

برنامه زمانبندی برای انتشار شیرپوینت 2013 یا شیرپوینت 15 :

در این بلاگ تاریخ انتشار نسخه بتای شیرپوینت15 ابتدای June 2012 اعلام شده ( حدوداً اواسط خرداد ماه )

عکسی هم منتشر شده از ظاهر شیرپوینت 2013 :

ماکروسافت در این زمینه دو مستند هم ارائه داده :

• SharePoint 2012 Technical Preview SDK
• Office 15 Technical Preview Open Specification Update

از مهمترین ویژگی های نسخه 2013 شیرپوینت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• گسترش استفاده از Client Object Model
• Sharepoint App Market Store!
•  Sharepoint Education: که در حقیقت قابلیت جدیدی است در شیرپوینت برای راه اندازی امکانات آموزشی و فضای کار تیمی برای کلاسهای درس
• احراز هویت با استفاده از OAuth 2.0: این نوع احراز هویت پروتکل جدید امنیتی است که به کاربران امکان اشتراک منابع خصوصی خود مثل اسناد، عکس و ویدیو را بین یک سایت و سایت دیگری امکانپذیر می سازد.

منتظر اخبار بیشتری در این زمینه باشید.

Backup اتوماتیک از تمام مجموعه سایتهای شیرپوینتی

فضای مورد استفاده Site Collectionها؟

$site = Get-SPSite "http://my.sitecollection.com";
$site.Usage;
$site.Dispose();

$site = Get-SPSite "http://my.sitecollection.com";
$site.Usage.Storage;
$site.Dispose();

Visio و ساخت گردش کار

برای ساخت گردش کار در ابتدا نیاز به طراحی Business Model آن داریم،  Business Model کمک می کند تا فرآیند گردش کار را بهتر بشناسیم و بتوانیم ابزار مناسب برای ساخت گردش کار را انتخاب کنیم. بسیاری از Business User ها برای طراحی گردش کار از Visio استفاده می کنند.

امکان جالبی که در Sharepoint Designer 2010 اضافه شده است،‌ امکان ساخت گردش کار براساس مدل Visio ی می باشد، به این صورت که ابتدا مدل فرآیند با استفاده از visio طراحی شده و سپس با استفاده از Sharepoint Designer جزئیات گردش کار تکمیل می شود. استفاده از این روش کمک می کند که گردش کار با دقت و سرعت بیشتری آماده شود.

طراحی گردش کار با استفاده از Visio

Viso 2010 قالب جدیدی را برای طراحی گردش کارهای شیرپوینتی ارائه می دهد که در قسمت File سپس گزینه New، در قسمت Choose Template گزینه FlowChart قابل مشاهده است.

برای استفاده از این قالب کافی است بعد از انتخاب آن، در پنل سمت راست مقیاسی را که برای نمایش صفحه استفاده می کنیم انتخاب می کنیم.

(واحد US صفحه شطرنجی ریزتری را ارائه می دهد)

امکاناتی که Visio برای طراحی گردش کار در اختیار ما قرار می دهد:

در طراحی هر گردش کار نقطه شروع باید  با Start ،Action آغاز شده و با Finish به پایان برسد.

نکته جالب در طراحی گردش کار برای شیرپوینت با استفاده از Visio این است که تقریباً تمام Action هایی که در Sharepoint Designer برای ساخت گردش کار استفاده می کنیم معادل آن در Visio برای طراحی گردش کار وجود دارد.

برای توضیحات بیشتر در خصوص کاربردهای هر Action در Visioمی توانید به این لینک مراجعه کنید.

فرض کنید گردش کاری که ما در Visio طراحی کردیم به صورت زیر باشد:

برای استفاده از این طرح در SharePoint Designer کافی است که ابتدا از درست بودن آن با استفاده از گزینه Check Diagram در تب process مطئن شده و سپس فایل خروجی را با استفاده از گزینه Export ایجاد نماییم. خروجی فایلی با پسوند vwi می باشد.

نحوه استفاده از فایل vwi. در SharePoint Designer

ابتدا با استفاده از Sharepoint Designer به سایت مورد نظر متصل شده و سپس بخش Workflows را انتخاب می کنیم در Ribbon بالای صفحه گزینه import from visio را انتخاب می کنیم.

فایل vwi را انتخاب کرده و سپس مشخصات تکمیل گردش کار را وارد می کنیم و گزینه Finish را کلیک می کنیم.

همانطور که مشاهده می کنید گردش کار ما در Sharepoint Designer آماده وارد کردن جزئیات تکمیلی مثل مشخص کردن Value  ها و these users ها می باشد.

بعد از تکمیل گردش کار کافی است گزینه publish را انتخاب کنیم.

استفاده از این روش به خصوص برای گردش کارهای پیچیده و قابل پیاده سازی در Sharepoit Designer به شدت توصیه می شود.

موفق و پیروز باشید.

دانلود مجله های شیرپوینتی

با سلام و تبریک سال نو

امیدوارم سال 1391 سالی پر از موفقیت و تجربه های زیبا برای شما دوستان عزیز باشه.

به یاد پیک شادی دوران مدرسه، تصمیم گرفتم مجله های شیرپوینتی سایت DIWUG رو خدمتتون معرفی کنم، این سایت هر ماه یک مجله شیرپوینتی رو به صورت رایگان در اختیار علاقمندان قرار می- دهد، از جمله مطالب جالب این مجله ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• Visual Studio Extensions or a Manually Build Solution؟
• Working With Data in SharePoint Designer 2010
• Creating new Visual Experiences with Visio Services
• SharePoint 2010 Chart Web Part
• Suggestions for Social and Search in SharePoint 2010
• Incorporating External Data into SharePoint 2010 using Windows Communication Foundation (WCF)
• ​Why would I need a My Site?
• PowerShell and SharePoint for beginners
• Building a FAQ with new CQWP functionality in SharePoint 2010
• Client side social dashboard with SharePoint 2010 and SPServices
• Upgrading SharePoint User Profiles and My Sites
• SharePoint status update control and Social Media integration
• Tip: Hiding the Save and Close button in a Survey

و بسیاری از مطالب مفید دیگر را می توانید با دانلود مجله های رایگان این سایت فرا بگیرید.

دانلود مجله شماره 1

دانلو مجله شماره 2

دانلود مجله شماره 3

دانلود مجله شماره 4

دانلود مجله شماره 5

دانلود مجله شماره 6

موفق و پیروز باشید.

مثالی کاربردی از حداقل امکانات شیرپوینت

امروز اتفاق جالبی افتاد، منابع انسانی شرکت دنبال راه حلی می گشت که در رای گیری کاغذی، وضعیت رای دهندگان را مدیریت کند، مثلاً کسی دو بار رای ندهد، از طرفی رای گیری در دو ساختمان مجزا انجام می شد، اسامی کسانی که امکان رای دادن داشتن مشخص بود و دو نفری هم که مسئول کنترل رای دهندگان در دو ساختمان بودند مشخص.

اما توضیحاتی که در بالا گفتم چیزی نبود که منابع انسانی به صورت مشخص ارائه دهد، چیزی که اعلام کردند به این صورت بود:

“اگه قرار باشه در رای گیری کاغدی یکی در این ساختمون مسئول کنترل رای دهندگان باشه،یکی هم در ساختمان دیگر، چطور می تونیم از تکراری بودن آرا مطمئن بشیم، از طرفی مسئولین قرار نیست هیچ اطلاعی از نتیجه رایی که رای دهنده داده، داشته باشه، فقط باید کنترل کنند که چه کسانی رای داده ، پیشنهاد شما چیه؟”

برای حل این مسئله این درخواست با واحد پشتیبانی سیستم و شبکه مطرح شد، که شاید با روشی از جمله Share Folder قابل حل باشه، اما گویا مسئله با این روش قابل حل نبود، مسئله به من ارجاء داده شد.

بعد از صحبت و دریافت اطلاعات تکمیلی از جمله اسامی رای دهندگان و جزئیات بیشتر راه حلی که در نظر گرفتم این بود:

لیستی  با دو ستون رای دهنده (از نوع Text ) و رای داده (از نوع Yes/No) ایجاد کردم، در این لیست 2 View با عنوان رای نداده اند (Default View) و رای داده اند ایجاد کردم، هر دو view را براساس ستون رای داده فیلتر کردم .

نتیجه شامل لیستی از اسامی افرادی بود که امکان رای دادن را داشتن و وضعیت رای داده آنها برابر با خیر بود، در صورتی که هر یک از مسئولین وضعیت رای داده یکی از رای دهندگان لیست را  به “بله” تغییر می داد، نام آن فرد از لیست حذف می شدند. این چیزی بود که کاربر در ظاهر می دید.

به خاطر وجود view ها امکان پیگیری کسانی که رای داده بودند و کسانی که رای نداده بودند مشخص می شد.

نکات جالب این مسئله این بود که ابتدا هیچ نیازی به شیرپوینت در آن حس نمی شد، و بعد اینکه برای  انجام این کار عملاً کافی بود که من طرز ساختن لیست و View را بلد باشم نه بیشتر..

استفاده از External Item Picker

در Infopath 2010 امکان جدیدی اضافه شده است که می توان فیلدی از نوع External Item Picker در فرمها داشت، این فیلد امکان جستجو در دیتابیس خارجی را برای ما امکان پذیر می سازد. به عنوان مثال شما می توانید اسامی مشتریانی را که داخل نرم افزار Microsoft CRM وارد شده است در فرم Infopathی خود مورد جستجو و استفاده قرار دهید.

اما تنظیمات این فیلد کمی پیچیده تر از سایر فیلدهای Infopathی است، اطلاعاتی که در این فرم باید پر شوند شامل:

علاوه بر این فیلدها در تب Other Setting گزینه picker Mode باید به درستی تنظیم شود.

اما توجه داشته باشید پیش از استفاده از این فیلد External Content type ها با استفاده از Sharepoint Designer باید ساخته شده باشند(برای جلوگیری از طولانی شدن این پست ساخت External Content type را به شما واگذار می کنم)، برای پر کردن اطلاعات مورد نیاز در فیلد External Item Picker از اطلاعاتExternal Content type ساخته شده در  Sharepint Designer استفاده می کنیم:

در این پست من از Customer استفاده می کنم.با انتخاب آن جزئیات بیشتری از این Content Type را می بینیم.

در این بخش operation ها در سمت چپ و فیلدها در سمت راست مشخص هستند.

با اطلاعات این دو بخش اطلاعات مورد نیاز برای فیلد External Item Picker را در اختیار داریم

ECT NameSpace: در حقیقت همان Namespaceی هست که در مشخصات Content type نوشته شده و آدرس سایت شیرپوینتی است.

ECT Name= External Content type Name هست که برای ما Customer است.

System Instance Name همان Extranl System  است که با انتخاب بخش External Content type در Sharepoint Designer به وضوح قابل مشاهده است.

Field Name : با انتخاب Customer External Content typeفیلدهای مورد نیاز  در سمت راست نمایش داده می شود، هر فیلدی را که می خواهید از داده های آن استفاده کنید انتخاب کنید برای مثال من از فیلد Name که نام مشتری را نمایش می دهد استفاده کرده ام

قسمت بعدی که باید مشخص شود picker Mode است که در تب Other Setting است:

حالا همه چیز برای مشاهده نام مشتریان آماده است

پیروز و موفق باشید

از شیرپوینت 2013 چه انتظاری داریم؟

در شیرپوینت 2010 اضافه شدن قابلیتهای جدید باعث  می شود کاربر خلاء ها و نیازهای جدیدی را کشف کند، ویژگی های جدید هر چند هیجان انگیز اما در کاربرد نیاز به Customization های متعددی دارند .

اگر بخواهم مشکلات موجود در نسخه 2010 را به عنوان انتظاراتی که از شیرپوینت 2013 دارم بیان کنم مهمترین مواردی که می توانم به آن اشاره کنم عبارتند از :

با وجود این همه شبکه های اجتماعی و استفاده آسان و امکانات متعدد و آشنایی بیشتر کاربران با این شبکه ها، معرفی My Site به کاربر و ترغیب او به استفاده از آن در عمل چقدر می تواند کاربردی باشد؟

عدم وجود Status Updateی با قابلیت Comment و Like روی آن عملاً‌ برای کاربر انگیزه ای برای آپدیت Statusخود ایجاد نمی کند، به امید کاربردی بودن این بخش در شیرپوینت 2013

Activity Feed هایی که نه خبر از آپلود مستندی توسط کاربر می دهند و نه اطلاع از به روز رسانی مستندی و تنها تاکید بر تغییر مشخصات پروفایل کاربر می دهند،‌کاربری که به دلیل محدویت های ویژگی های Socal عملاً استفاده ای از این Feed ها نمی کند.

مکانیزم Rating که براساس Timer Job عمل می کند و در سریعترین زمان ممکن در دقیقه می تواند نتایج را محاسبه کند چقدر کاربر را ترغیب به Rate مطلب یا مستندی می کند؟

باز شدن Document Library ی با بیش از 100 مستند در Internet Explorer چقدر می تواند برای کاربر خسته کننده باشد وقتی تنها به دلیل نیاز به تغییر پوشه یک مستند نیاز به انجام این کار داشته باشد؟

ساخت گردش کار در Sharepoint Designer بدون وجود امکان ورژن گذاری برای توسعه آسانتر

وقتی شما وب سایتهایی با کاربردهای متفاوت دارید و نیاز دارید که تنظمیات میل سرور مشخصات فرستنده متفاوتی را برای هر کدام از این سایتها داشته باشد اما تنظیمات Mail سرور به صورتی است که همه سایت Collection ها از یک آدرس ایمیل استفاده می کنند؟

Service Packهایی که هر چند برای رفع مشکلات اعلام می شوند اما نصب خود آنها مشکلات جدیدی را در سرور به وجود می آورد، آیا در شیرپوینت 2013 واقعا Service pack و یا hotfix عملکرد واقعی خودشان را خواهند داشت؟

شما چه انتظاری از شیرپوینت 2013 دارید؟

دانلود تمام WSP های نصب شده در سرور شیرپوینت

حتماً برای شما هم پیش اومده که نیاز به استفاده مجدد از WSP هایی که روی سرور نصب کردید داشته باشید، مثلاً بعد از تست پکیح در سرور تست نیاز به نصب روی سرور اصلی دارید، اما فایل WSP به هر دلیلی در دسترس شما نیست.

در پست امروز با استفاده از چند خط برنامه نویسی تمام فایلهای WSP رو دانلود می کنیم

کافیه در ویژوال استودیو پروژه Windowsی از نوع Console Application تعریف کنیم.

Refrence های مورد نیاز:

1. using Microsoft.SharePoint
2. using Microsoft.SharePoint.Administration
3. using System.IO

       static  void Main(string[] args)
        {
            SPSolutionCollection solutionCollection = SPFarm.Local.Solutions;

            foreach (SPSolution solution in solutionCollection)
            {

                SPPersistedFile wsp = solution.SolutionFile;

                SaveWSP(wsp);

            }

        }

        static void SaveWSP(SPPersistedFile wsp)
        {

            if (wsp != null)
            {
                string fileName = Path.Combine(@"c:\wspdownloads", wsp.Name);

                if (System.IO.File.Exists(fileName))

                    System.IO.File.Delete(fileName);

                wsp.SaveAs(fileName);

            }
        }

اگر از Sharepoint 2010 استفاده می کنید قبل از اجرای برنامه با انتخاب Property –>Build قسمت platform target  را به any CPU تغییر دهید تا با خطا مواجه نشوید.

 (در نظر داشته باشید که این کد را بر روی سرور شیرپوینت اجرا نمایید)

موفق و پیروز باشید

دو ابزار کاربردی برای مدیریت Ribbon

شیرپوینت 2010 با Ribbonی برای دسترسی بیشتر قابلیت های ارائه شده به کاربر عرضه شد، اما در برخی از موارد نیاز هست که این Ribbon متناسب با نیاز سازمانها شامل بعضی از گزینه ها نباشد و یا حتی برای گروه خاصی از کاربران نمایش داده نشود.

ابزارهای زیر برای اهداف ذکر شده کاملا کاربردی هستند:

1- Ribbon Manger : این وب پارت برای عدم نمایش بعضی از آیتمهای Ribbon در داخل برخی از لیستها و کتابخانه ها کاربرد دارد. برای مثال در برخی موارد شما نیاز دارید که Ribbon لیستی  که شامل وظایف گردش کار است برای امنیت بیشتر، گزینه اتصال به اوتلوک را نداشته باشد، در این مورد استفاده از این ابزار کاملاً مفید خواهد بود.

مواردی که این وب پارت ساپورت می کند:

Show/Hide List
Show/Hide Actions
Show/Hide Item Settings
Show/Hide New
Show/Hide New folder
Show/Hide Edititem
Show/Hide Versions
Show/Hide Item Permissions
Show/Hide Delete
Show/Hide Attachfile
Show/Hide Alert
Show/Hide Workflow
Show/Hide Defaultview
Show/Hide Datasheet
Show/Hide Newrow
Show/Hide Createview
Show/Hide Viewproperties
Show/Hide Modifyview
Show/Hide Addcolumn
Show/Hide Navigateup
Show/Hide Currentview
Show/Hide Email library link
Show/Hide Alertme
Show/Hide Rss
Show/Hide ExportToSpreadsheet
Show/Hide Outlook
Show/Hide Workspace
Show/Hide Customize
Show/Hide List Settings
Show/Hide List Permissions
Show/Hide Workflows
Show/Hide SelectView

2-Ribbon Based on Sharepoint Group: این Solution برای نمایش و یا عدم نمایش کامل Ribbon برای گروههایی هست که مشخص می کنیم.

موفق و پیروز باشید

شیرپوینت در iPhone

به صورت اتفاقی داشتم دنبال مطلبی می گشتم که با این لینک برخورد کردم:http://blog.link2exchange.com/a-simple-effective-free-iphone-app-for-sharepoint-shareplus-lite/

دیدن اپلیکیشن آیفونی با نوشته های فارسی ترغیبم کرد که نرم افزار رو نصب کنم.

بعد از وارد کردن مشخصات سایتهایی که تمایل به مشاهده مستندات آنها دارید خیلی راحت می توانید تمام مستندات مختلف Word,Excel,Pdf را در آیفون خود مشاهده کنید.

ساختار لیستها و کتابخانه های شیرپوینتی در نرم افزار

لیستی از نوع Event

مستندی از نوع Word

از آنجایی که مرور سایتهای شیرپوینتی و باز کردن مستندات با آیفون سخت هست، این نرم افزار امکانات خوبی با دسترسی سریع و البته بدون مشکل با مستندات فارسی برای کاربر فراهم می کند.

نرم افزار SharePlusLite به صورت رایگان هست و می تونید از AppStore دانلودش کنید

آنچه گذشت…

سلام دوستان

مدتی درگیر انجام پروژه های Developی بودم که به صورت متوالی و در زمان محدود باید انجام می شد،‌به همین خاطر فرصت آپدیت بلاگم رو پیدا نکردم. اما موضوعی که برای این پست به ذهنم رسید بیان کارهایی است که در این مدت انجام دادم، چه بسا برای بسیاری از دوستان بیان امکاناتی که با استفاده از برنامه نویسی می توان به شیرپوینت افزود جالبتر از بیان صرفاً روش انجام کار باشد.

اولین موضوع پیاده سازی گردش کاری بود که قبلا در شرکت با استفاده از Sharepoint Designer انجام می شد ولی به دلیل محدودیتهای Sharepoint Designerو پیچیدگی زیاد این گردش کار نیاز بود که این گردش کار با استفاده از Workflow State Machin و در ویژوال استودیو انجام شود.

این گردش کار با یک فرم Ifopathی درخواست شروع می شود،اشخاص شرکت کننده در این گردش کار به صورت داینامیک و از مقادیر ذخیره شده در لیستهای شیرپوینت مشخص می شودند و …

در هر گردش کار نیاز به گزارشاتی داشتیم، مخصوصاً از وضعیت درخواستها، که با ساخت وب پارتی این نیاز برطرف شد

تنظیمات این وب پارت شامل نام سایت و نام لیستی است که می خواهیم از آن گزارش تهیه کنیم.

وب پارت شامل :

پنل تنظیمات گزارش در سمت راست، شامل ویوهای موجود در لیست یا کتابخانه ای که انتخاب کردیم، محدوده تاریخی آیتم های ایجاد شده و در انتها سه فیلدی که فیلترهای گزارش روی آنها اعمال می شود, پنل سمت چپ شامل نتیجه گزارش و قابلیت Export گزارش در Excel

گردش کار و گزارش پیاده سازی شده، همچنان  در مرحله تست و تکمیل جزئیات قرار دارند.

موضوع بعدی ساخت ویدیو گالری در شیرپوینت با استفاده از Asset Library و Media webpart و مقادیری JavaScript هست. شیرپوینت در این مورد امکانات جالبی در اختیار توسعه دهندگان قرار داده است این پروژه در فاز پیاده سازی هست و هنوز قابل نمایش به کاربر نهایی جهت تست نیست.

امیدوارم مواردی که بیان کردم برای شما مفید بوده باشد.

یادآوری وظایف با استفاده از Information Policy

Information Policy امکانات جالبی را برای مدیریت لیستها و کتابخانه ها در اختیار ما قرار می دهد اما معمولا کمتر به آن توجه می شود. از جمله موارد کاربردی این بخش می توان به تنظیمات Retention ها اشاره کرد.

برای دسترسی به تنظیمات Policy از قسمت List setting و سپس بخش Information Policy Management Setting :

اما Retention ها چه قابلتیهایی دارد؟

• امکان حدف موقت آیتم
• امکان حذف دائم آیتم
• ارسال آیتم به محلی دیگر
• شروع یک گردش کار !(موردی که در این پست به آن خواهم پرداخت)
• امکان ایجاد وقفه برای حذف یا سایر امکانات این بخش (Skip to Next stage)
• ایجاد رکوردی برای آیتم در رکورد سنتر
• حذف ورژنهای پیش نویس
• حذف تمام ورژنها

تمام موارد فوق بعد از مدت زمان مشخصی که در قسمت Event وارد می کنیم انجام می شود.

و اما ارسال ایمیل یادآوری وظایف با استفاده از Retention:

ابتدا  با استفاده از Sharepoint Designer گردش کار ساده ای از نوع List Workflow  ایجاد  می کنیم که بر روی لیست وظایف ارسال ایمیل را انجام دهد.

سپس در لیست وظایف سیاست جدیدی از نوع Retention تعریف می کنیم که بعد از گذشت مثلاً 2 روز از مهلت انجام وظایف گردش کار ارسال ایمیل را شروع کند:

در بخش تکرار می توانید ارسال ایمیل وظیفه را تا سالها تکرار کنید(برای مدیران از این گزینه به هیچ عنوان استفاده نکنید )

موفق و پیروز باشید

ساخت Viewهایی متفاوت!

در شیرپوینت 2010 از جمله امکاناتی که برای مدیریت لیستها و کتابخانه ها اضافه شده Metadata navigation setting است.این ویژگی بخش جدیدی را به Quick Lunch شیرپوینت اضافه می کند که امکان مشاهده سریعتر و طبقه بندی شده ای از آیتم ها را به لیستها و کتابخانه های شیرپوینتی اضافه می کند:

فرض کنید شما کتابخانه ای شامل چندین Content Type دارید، از طرفی نیاز به جستجوی Content Typeی که کاربر X ایجاد کرده دارید، این مثال نمونه ای از استفاده از Key Filterهاست که در بخش Metadata Navigation Setting قرار دارد.

چطور این تنظیمات را انجام دهیم:

کافی است در تنظیمات کتابخانه یا لیست خود قسمت Metadata navigation setting را انتخاب کنید:

این ویژگی امکانی ساده اما کاربردی در مدیریت لیستها و کتابخانه هایی است که شامل Content typeها و یا پوشه های متفاوتی هستند.

موفق و پیروز باشید.